Dansk software-virksomhed har skabt første GDPR-sikrede løsning til virksomheders brug af mobilfotos og videoer skabt af medarbejderne

Dansk software virksomhed har skabt første GDPR-sikret løsning til virksomheders brug af mobilfotos og videoer skabt af medarbejderne
17. december 2019

Virkeligheden sælger på sociale medier, men det kan være svært at fremskaffe gode billeder af medarbejdere og kunder, og mange virksomheder tør ikke anvende billeder af frygt for at overtræde persondataforordningen. Det problem har den danske software virksomhed SoMeCentral skabt en nem løsning på.

Alle taler om autensitet på sociale medier, men for de store børsnoterede, offentelige eller kommunale virksomheder er det en udfordringe at hente og bruge autentiske fotos og videoer som dagligt skabes af den enkelte medarbejder. Det betyder at de ansvarlige for kommunikationen og compliance har store udfordringer med at hente og bruge visuelt indhold som stammer fra hverdagen. Det er uheldigt. Fordi den type visuelt indhold har den største effekt på sociale medier. Desuden bruges der ofte meget tid på administration af hjemmelavede løsninger.

Det giver god mening at bruge løsningen fra SoMeCentral imellem alle medarbejderne som et internt værktøj, eller når de mødes med eksterne parter såsom kunder, leverandører eller netværksaktører.

- Billeder og gode historier opstår for det meste spontant, dér hvor virksomhedens aktiviteter foregår; I butikker, ude hos kunderne, på lagre eller kontorer, og marketingsfolkene kan jo ikke være allevegne på én gang med et kamera. Her løser SoMeCentral to udfordringer på én gang: SoMeCentral gør det nemt at indsamle materialet, og sikrer samtykke og godkendelser i forhold til GDPR, forklarer Founder Jan Thorsø Andersen.

Han understreger, at på samme måde som personerne på billederne selv godkender og giver samtykke til brugen af billederne, så kan de til hver en tid trække deres godkendelser tilbage ved at benytte et link, som systemet har fremsendt ved oprettelsen. Det har været vigtigt for os at lave en løsning som alle parter er trygge ved, og som er nem at bruge.

Fotos og videoer, hvis accept tilbagekaldes, bliver automatisk slettet – og det gælder også gruppefotos; hvis blot én af de medvirkende ønsker at blive slettet, så slettes mediet på samtlige kontrakter, hvor denne person figurerer. Virksomheden kan også aktivere en automatisk slettefunktion, som sletter billeder efter en vis levetid, så billederne altid er up to date, og gammelt indhold ikke lagres i en uendelighed.

Med andre ord, så dækker softwaren muligheden for at hente medier med compliance, uanset situationen, og leverer et kontraktmæssigt grundlag for at benytte medierne til den autentiske storytelling der giver den højeste værdi for virksomheden. Det kan være når anlægsgartneren fra  kommunens Vej og Park afdeling er i færd med at lægge de sidste sten i en imponerende kommunal park. Når rejsemontøren afleverer og idriftsætter et nyt fabriksanlæg til en glad produktionschef, eller direktøren, der overrækker en check til et velgørende formål – alt sammen godt billedmateriale til en virksomheds hjemmeside eller sociale medier.

Men hvordan er det nu med det der GDPR? Må man godt bruge billeder med kunder og medarbejdere på? Hvordan indhenter og opbevarer man tilladelser til det på en simpel måde? Og hvordan får marketingsafdelingen fat i billeder og videoer af alt det, som foregår rundt om i virksomheden? Den udfordring løser SoMeCentral. Det sparer tid, og samtidig er det også super nemt at håndterer GDPR aftalerne digitalt.

Appén installeres på medarbejdernes smartphones, så de kan bruge den til at optage fotos og video med. Samtidig med at billederne tages, kan man med få klik i appén indhente digital samtykke fra de personer, som optræder på billederne. Oplysninger og billedmateriale sendes herefter automatisk videre til en mediedatabase, som administreres på virksomhedens kontor. Her får marketingafdelingen et fotoarkiv med billeder, video samt information om hvilke fotos og videoer som er godkendt til brug. Alle fotos og videooptagelser vil på den måde være forhåndsgodkendte og klar til brug på web, i pressen eller i trykt informationsmateriale.

Ifølge SoMeCentrals grundlægger og direktør, Jan Thorsø Andersen har mange virksomheder udfordringer med at fremskaffe og anvende fotos, som kan bruges til storytelling og præsentation af virksomhedens services og medarbejdere. Men der er gevinster at hente ved at gøre noget ved det:

- Vi er langt mere tilbøjelige til at reagere positivt, når vi kommer tæt på virksomheden via rigtige medarbejdere, og når vi ser og hører deres historier. Vi vil hellere møde elektrikeren Henrik eller UX designeren Annette i deres hverdagsopgaver, end vi vil møde brands formidlet gennem stock photos og poleret coorporate content. For de fleste større virksomheder vil der være klare fordele i at øge mængden af autentisk indhold i deres kommunikationskanaler, siger Jan.

SoMeCentrals løsning gør det også muligt for virksomheden, at give medarbejdere adgang til de forhåndsgodkendte fotos og videoer. Materialet kan ses i SoMeCentrals App under ”Godkendt indhold”. Her kan den enkelte medarbejder se, downloade og bruge virksomhedens godkendte fotos og videoer på sine egne profiler på fx Facebook, Instagram eller LinkedIn, uden at skulle indhente godkendelse central fra andre parter.

Jan fik ideen til systemet efter at have talt med flere virksomhedsledere, der havde udfordringer med at få lagt en anvendelig strategi for virksomhedens eksterne kommunikation og storytelling netop på grund af udfordringer med at få de gode historier dokumenteret og efterleve gældende lovgivning om både persondata og markedsføring.

- Vi har talt med jurister, marketing- og HR folk, samt andre eksperter på området, og vi har  efterfølgende skabt en praktisk løsning som kan løse virksomhedernes udfordringer og få deres gode historier ud over rampen. Vi oplever stor interesse fra især store private virksomheder – men også fra flere offentlige institutioner, uddannelsessteder og kommunale enheder, slutter Jan.

For yderligere oplysninger kontakt +45 27577847

Kontaktperson

Jonas Nørholm Larsen
Communication Consultant
+45 21 22 43 04